Wydział Organizacyjny

Dyrektor: mgr Robert Wajlonis

• tel.: 52 397 18 00 nr wew. 13, 14
• worganizacyjny@miastochojnice.pl
• Stary Rynek 1, 89-600 Chojnice, pokój nr 307

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należą sprawy z zakresu organizacji, funkcjonowania i planowania pracy Urzędu, kadr i szkolenia, informatyki, a w szczególności:

1. opracowywanie projektu regulaminu, kontroli jego funkcjonowania i przedstawiania wniosków usprawniających,
2. wdrażanie nowych metod organizacyjnych pracy w Urzędzie,
3. współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej w Urzędzie i sporządzanie planów realizacji zaleceń pokontrolnych oraz nadzór nad ich terminową realizacją,
4. sporządzanie informacji o realizacji działań korygujących i zapobiegawczych, opracowywanie projektów aktów wewnętrznych Urzędu,
5. przeprowadzanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze,
6. przygotowywanie dokumentacji związanej z zawieraniem umów o pracę, udzielaniem urlopów i zwolnień z pracy, awansowaniem i nagradzaniem pracowników Urzędu oraz rentami i emeryturami,
7. przygotowywanie dokumentacji z zakresu zatrudniania, zaszeregowania, awansowania i odwoływania kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
8. prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy i kontrolą jej przestrzegania,
9. prowadzenie spraw związanych z organizacją służby przygotowawczej,
10. prowadzenie gospodarki etatami i funduszem płac w Urzędzie,
11. wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych,
12. prowadzenie ewidencji osobowej i akt osobowych pracowników,
13. prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw osobowych,
14. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami wewnętrznymi i zewnętrznymi pracowników Urzędu oraz podnoszeniem kwalifikacji pracowników,
15. rejestracja umów - zleceń, umów o dzieło,
16. współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizacji stażów, prac interwencyjnych etc.
17. organizacja i koordynacja praktyk zawodowych,
18. zapewnienie, po zasięgnięciu opinii związków zawodowych, świadczeń socjalno - bytowych dla pracowników,
19. prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych i nadzór nad ich przechowywaniem,
20. zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe, kancelaryjne i pieczęcie, środki chemiczne, zakupy sprzętu potrzebnego do pracy w Urzędzie,
21. prowadzenie magazynu materiałów biurowych,
22. zapewnienie łączności telefonicznej oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
23. zapewnianie sprawności technicznej urządzeń powielających,
24. prowadzenie spraw związanych z zarządem obiektami Urzędu, bieżącymi remontami i konserwacją inwentarza biurowego,
25. nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach budynku oraz dekorowanie budynku,
26. prowadzenie ewidencji środków trwałych i przedmiotów w użytkowaniu,
27. prowadzenie archiwum zakładowego:
    1. przyjmowanie dokumentów archiwum zakładowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    2. dokonywanie przeglądu dokumentów i występowanie z wnioskami o ich brakowanie,
    3. udostępnianie zgodnie z przepisami, dokumentów będących na stanie archiwum,
    4. załatwianie wniosków wpływających do Urzędu w sprawach dokumentów archiwalnych,
    5. prowadzenie innych spraw wynikających z instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i przepisów dotyczących archiwum zakładowego,
28. prowadzenie rejestru zwolnień lekarskich,
29. prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
30. prowadzenie zbioru zarządzeń Burmistrza,
31. prowadzenie rozliczeń dotyczących rozmów telefonicznych,
32. umieszczanie ogłoszeń na tablicy Urzędu na okres przewidziany przepisami,
33. prowadzenie gospodarki drukami ścisłego zarachowania,
34. w zakresie zadań zleconych:
    1. przyjmowanie pism sądowych,
    2. przyjmowanie obwieszczeń,
    3. wywieszanie w swoim lokalu ogłoszeń o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane.

Do zadań Sekretariatu Burmistrza należą:

1. podejmowanie czynności organizacyjnych, związanych z przeprowadzaniem spotkań, posiedzeń organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
2. prowadzenie obsługi sekretarskiej Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
3. nadzór nad pieczęciami Urzędu, będącymi na stanie Sekretariatu,
4. prowadzenie centralnego rejestru umów,
5. prowadzenie rejestru wniosków i interpelacji kierowanych do Burmistrza,
6. redagowanie projektów odpowiedzi na sprawy wnoszone do Burmistrza,
7. prowadzenie spraw związanych z załatwianiem skarg i wniosków, w tym:
   1. prowadzenie rejestru skarg,
   2. przeprowadzanie postępowań wyjaśniających w sprawach skarg i wniosków,
   3. nadzór nad prawidłowym i terminowym załatwianiem skarg i wniosków,
   4. sporządzanie analiz skarg, wniosków i spraw interwencyjnych,
8. opracowanie na zlecenie Burmistrza wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i innych odznaczeń,
9. rejestracja upoważnień i pełnomocnictw,
10. prowadzenie biblioteki aktów prawnych, publikacji oraz zbioru przepisów gminnych, udostępnianie i pomoc w korzystaniu z przepisów prawa,
11. prowadzenie prenumeraty czasopism oraz zaopatrywanie Urzędu w fachowe wydawnictwa,
12. prowadzenie spraw z zakresu nadzoru właścicielskiego nad Chojnickim Bankiem Żywności,
13. przyjmowanie, rejestracja, rozdział korespondencji zaadresowanej do Burmistrza Miasta.

Do zadań Zespołu Radców Prawnych należą sprawy obsługi prawnej Urzędu, a w szczególności:

1. opiniowanie pod względem prawnym, redakcyjnym i skutków prawnych projektów uchwał, zarządzeń i opinii,
2. opiniowanie (na wniosek) pod względem prawnym decyzji przygotowywanych przez wydziały,
3. współudział w przygotowywaniu projektów aktów prawa miejscowego oraz uchwał o charakterze ogólnym,
4. obsługa prawna i doradztwo na rzecz Burmistrza, Rady, wydziałów i pozostałych komórek organizacyjnych Urzędu,
5. prowadzenie zastępstwa procesowego w sprawach sądowych i administracyjnych oraz przed innymi organami;,
6. opiniowanie pod względem prawnym projektów umów i porozumień,
7. wydawanie opinii prawnych dotyczących umorzenia wierzytelności oraz zawieranie ugód w sprawach majątkowych,
8. wydawanie opinii prawnych na wniosek kierowników komórek organizacyjnych urzędu,
9. opiniowanie spraw dotyczących udzielania zamówień publicznych,
10. prowadzenie szkoleń pracowników Urzędu z zakresu obowiązującego prawa.

Do zadań Zespołu ds. Informatyzacji należy:

1. opracowywanie planów i rozliczanie wykorzystania środków finansowych na informatyzację w budżecie miasta,
2. przygotowanie dokumentacji do udzielania zamówień na realizację dostaw sprzętu i oprogramowania oraz materiałów eksploatacyjnych i konserwację sprzętu komputerowego,
3. nadzór nad realizacją umów dotyczących eksploatacji systemów komputerowych,
4. zarządzanie zasobami sprzętu i oprogramowania komputerowego,
5. opracowywanie planów i wdrażanie nowych rozwiązań informatycznych w Urzędzie,
6. prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu, a w szczególności:
   1. administrowanie siecią komputerową,
   2. administrowanie bazami danych,
   3. nadzór nad bezpieczeństwem i ochroną danych,
   4. sporządzanie kopii danych, prowadzenie rejestru,
   5. prowadzenie kontroli antywirusowych oprogramowania,
   6. opracowywanie planów, wdrażanie aplikacji i usług internetowych oraz ich administrowanie,
7. nadzór nad pracą i użytkowaniem sprzętu komputerowego na poszczególnych stanowiskach pracy, szkolenie pracowników Urzędu z zakresu obsługi aplikacji biurowych i wdrażanych systemów.
8. prowadzenie i nadzór nad BIP.

Do zadań Biura Obsługi Klienta należą:

1. udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw interesanta,
2. obsługa interesantów w zakresie: wydawania druków wniosków do załatwienia spraw, pomoc przy ich wypełnianiu, przyjmowanie wniosków wraz z dokumentacją, wydawanie przesyłek awizowanych,
3. prowadzenie spraw związanych z realizacją wydatków przez samorządy osiedlowe,
4. prawidłowe przekazywanie przesyłek adresatom miejscowym,
5. udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej Urzędu,
6. przyjmowanie, rejestracja, rozdział niezaadresowanej imiennie korespondencji i wysyłanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
7. rozliczanie kosztów przesyłek i sporządzanie zestawień i analiz,
8. dysponowanie i udostępnianie materiałów instruktażowych i promocyjnych gminy.