Urząd Miejski w Chojnicach


Wydział Organizacyjny
Dyrektor: Robert Wajlonis
89-600 Chojnice ul. Stary Rynek 1, pokój nr 307, nr wew. 13,14, tel. +52 397 18 00,

e-mail worganizacyjny@miastochojnice.pl


1. Zadania Wydziału Organizacyjnego:


 

1. Sprawy kadrowe:
a. realizacja polityki kadrowej Urzędu poprzez proponowanie i wdrażanie:
    - polityki rekrutacji i selekcji pracowników,
    - polityki wynagrodzeń,
    - systemu ocen (oceny jakości i efektywności pracy, oceny kwalifikacyjne),
    -
systemu nagród,
b. analiza sytuacji kadrowej w Urzędzie,
c. rozliczanie czasu pracy oraz kontrola dyscypliny pracy w Urzędzie,
d. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek
    organizacyjnych Miasta nie posiadających osobowości prawnej oraz kierowników
    instytucji kultury (z wyłączeniem spraw osobowych kierowników placówek oświatowych),
e. gospodarowanie funduszem płac,
f. planowanie oraz gospodarowanie środkami finansowymi, przeznaczonymi na pokrycie
    zobowiązań wynikających ze stosunku pracy, w tym obsługa funduszu świadczeń socjalnych,
2. Sprawy organizacyjno - ekonomiczne:
a. opracowywanie projektów aktów prawnych regulujących organizację i funkcjonowanie
    Urzędu,
b.
prowadzenie spraw związanych z inicjatywą uchwałodawczą
Burmistrza (od projektu uchwały
    Rady do nadzoru nad jej realizacją),
c.
prowadzenie ewidencji oraz przekazywanie do realizacji merytorycznym wydziałom aktów
    prawnych wydawanych przez Radę i Burmistrza
,
d.
sporządzanie okresowych informacji z realizacji uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,
e.
prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowym załatwianiem interpelacji i zapytań radnych
    oraz wniosków Komisji Rady,
f.
aktualizacja wykazu jednostek pomocniczych, jednostek organizacyjnych i podmiotów
    gospodarczych z udziałem Miasta oraz miejskich służb, inspekcji i straży,
g.
prowadzenie zbioru publikatorów powszechnie obowiązujących aktów prawnych,
h.
koordynacja prac związanych z zabezpieczeniem, od strony organizacyjno-technicznej,
    prawidłowego przeprowadzania wyborów i referendów,
i .
przygotowywanie projektów budżetu Wydziału oraz sprawozdań z jego realizacji,
j.
przygotowywanie wniosków o zmiany w budżecie oraz aktualizacja planu i wykonania
    wydatków budżetowych,
k.
prowadzenie bieżącej ewidencji i analizy wydatków Wydziału,
l.
sporządzanie analiz finansowych dla potrzeb konstruowania budżetu Wydziału oraz jego
    realizacji,
m.
rejestrowanie umów cywilno-prawnych w Generalnym Rejestrze Umów,
n.
sporządzanie zestawień zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego
    i zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat,
o.
przygotowywanie planu zamówień publicznych Wydziału,
p.
prowadzenie zamówień publicznych Wydziału i Urzędu;
3.  Sprawy s
zkoleń:
a. realizacja strategii kadrowej Urzędu, poprzez proponowanie i wdrażanie polityki szkoleniowej
    i rozwoju pracowników, a zwłaszcza:
-
analiza potrzeb szkoleniowych pod kątem realizowanej strategii kadrowej,
-
przygotowywanie corocznego planu szkoleń i jego realizacja,
-
przygotowanie i wdrażanie procedur kwalifikowania pracowników na szkolenia,
-
tworzenie programów szkolenia i rozwoju pracowników,
-
współudział w opracowywaniu i wdrażaniu systemu ocen pracowniczych,
-
ocena rezultatów szkoleń,
-
organizacja i nadzór nad praktykami odbywanymi w Urzędzie,
-
tworzenie biblioteki materiałów szkoleniowych,
b. przygotowywanie projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych w zakresie
    realizowanych zadań;
4. Sprawy administracyjne:
a. zarządzanie budynkami administracyjnymi i lokalami wykorzystywanymi przez Urząd i rady
    dzielnic/osiedli Miasta (w tym przygotowywanie umów najmu i wynajmu lokali, umów
    eksploatacyjnych; płatności wynikające z zawartych umów, gospodarka pomieszczeniami),
b.
konserwacja i remonty bieżące budynków Urzędu i urządzeń technicznych w tych budynkach,
c.
zabezpieczenie majątku wykorzystywanego przez Urząd i jednostki pomocnicze Miasta,
d.
ewidencja środków rzeczowych
,
e.
utrzymanie czystości wewnątrz i na zewnątrz budynków Urzędu,
f.
dbałość o estetykę i aktualizację wywieszanych aktów prawnych, ogłoszeń, obwieszczeń,
    plakatów itp.,
g.
znakowanie pomieszczeń i budynków Urzędu (tablice urzędowe, informacyjne, system
    wizualizacji wewnętrznej itp.),
h.
obsługa centrali telefonicznej Urzędu oraz teleksu i telefaksu,
i.
zabezpieczenie techniczne prac związanych z wyborami i referendami,
j.
przygotowywanie projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych w zakresie
    realizowanych zadań;
k.
gospodarka środkami rzeczowymi i materiałami biurowymi, w tym prowadzenie magazynu
    gospodarczego Urzędu,
l.
konserwacja i naprawy urządzeń wyposażenia biurowego,
m.
gospodarowanie pieczęciami i tablicami Urzędu,
n.
wywieszanie aktów prawnych Rady i Prezydenta na tablicy ogłoszeń Urzędu,
o.
realizowanie zleceń na ogłoszenia prasowe Urzędu,
p.
obsługa transportowa, recepcyjna i poligraficzna Urzędu,
r.
prowadzenie archiwum zakładowego,
s.
prenumerata publikatorów aktów prawnych i czasopism dla Urzędu,
t.
zabezpieczenie techniczne prac związanych z wyborami i referendami,
5. Sprawy prawne:
a.
opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych
    Rady i Burmistrza,
b.
opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów umów i porozumień,
c.
udział w przygotowywaniu i negocjowaniu przez merytoryczne wydziały projektów umów
    o skomplikowanym charakterze prawnym lub mogących spowodować powstanie dla Miasta
    poważnych zobowiązań finansowych,
d.
świadczenie pomocy prawnej Radzie i
Burmistrzowi,
e.
udzielanie porad i konsultacji prawnych oraz sporządzanie opinii prawnych w ramach
    bieżącej współpracy z wydziałami Urzędu,
f. 
niezwłoczne informowanie wydziałów o prowadzonych sprawach sądowych, wydanych
    wyrokach oraz bieżąca współpraca w tym zakresie,
g.
zastępstwo procesowe w sprawach z udziałem Miasta lub Urzędu,
h.
badanie uchwał jednostek pomocniczych pod względem zgodności z prawem,
i.
współpraca w zakresie obsługi prawnej z jednostkami organizacyjnymi Miasta, w tym
   spółkami prawa handlowego z udziałem Mi
asta,
j.
prowadzenie zbioru publikatorów powszechnie obowiązujących aktów prawnych.
6. Sekretariat Burmistrza, do zadań którego należy ustalanie terminarza spotkań Burmistrza
    oraz koordynowanie działań związanych  z wykonywaniem przez
Burmistrza funkcji
    reprezentacyjnych, prowadzenie sekretariatów Burmistrza i Wiceburmistrzów;
7. Sprawy informatyczne:
a. opracowanie i nadzór nad realizacją strategii komputeryzacji Urzędu,
b.
nadzór nad opracowaniem, wytworzeniem, wdrażaniem i eksploatacją Zintegrowanego
    Systemu Informatycznego Wspomagania Zarządzania Miastem, obejmującego System
    RATUSZ
oraz inne informatyczne systemy autonomiczne realizowane dla potrzeb
    poszczególnych wydziałów,
c.
przygotowywanie Wieloletniego Planu Inwestycyjnego w zakresie informatyki Urzędu,
d.
przygotowywanie i kontrola realizacji umów związanych z komputeryzacją Urzędu,
e.
ochrona zbiorów danych osobowych i zabezpieczanie systemów informatycznych
    w Urzędzie,
f.
koordynacja i nadzór nad obsługą techniczną serwisów internetowych
oraz poczty
    elektronicznej Urzędu,
g.
bieżąca obsługa sprzętu komputerowego,
h.
administrowanie infrastrukturą teleinformatyczną Urzędu: serwerami, usługami sieciowymi
    oraz systemami baz danych,
i.
organizowanie procesu szkolenia pracowników Urzędu w zakresie obsługi sprzętu
    komputerowego i pracy z
systemami,
j.
współdziałanie i nadzór nad pracami teleinformatycznymi w Mieście,
k.
analiza potrzeb informatycznej integracji Urzędu z administracją rządową i samorządową,
l.
administrowanie informacjami z zakresu zamówień publicznych przekazywanymi za
    pomocą internetu,
8. Zamówienia publiczne:
a.
przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych,
b.
koordynacja udzielania zamówień publicznych w Urzędzie,
c.
opracowanie rocznego planu zamówień publicznych Urzędu,
d.
organizowanie i przeprowadzanie procedur przetargowych na dostawy i usługi zgodnie
    z dyrektywami Unii Europejskiej, EBOiR, Banku Światowego oraz innych organizacji
    i stowarzyszeń międzynarodowych,
e.
prowadzenie ewidencji udzielanych przez Miasto zamówień publicznych, w tym gromadzenie
    informacji o:
    -
planowanych zamówieniach publicznych,
    -
zawartych umowach
z zakresu zamówień publicznych,
    -
realizacji zamówień publicznych,
f.
opracowanie rocznego sprawozdania z funkcjonowania systemu zamówień publicznych
    w Mieście
Chojnice,
g.
opracowywanie analiz i sprawozdań w sprawach zamówień publicznych,
h.
opracowywanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych, wzorów dokumentacji
    oraz wzorców postępowania w sprawach zamówień publicznych,
i.
upowszechnianie informacji związanych z zamówieniami publicznymi oraz procedurami
   przetargowymi Unii Europejskiej,
j.
opiniowanie materiałów i programów szkoleń wewnętrznych w zakresie zamówień
    publicznych,
k.
kontrola zamówień publicznych w Urzędzie i podległych
jednostkach.
9. Biuro podawcze
a.
przyjmowanie
podań i wniosków
b.
doręczanie
decyzji administracyjnych wydanych przez wydziały UM
c.
wydawanie korespondencji
d.
dostarczanie korespondencji miejscowej
e.
prowadzenie ewidencji korespondencji
f.
obsługa centrali telefonicznej
g.
udzielanie informacji interesantom

 

2. W realizacji zadań Wydział współpracuje ze wszystkimi wydziałami Urzędu oraz z gminami
     powiatu chojnickiego
, a w szczególności z:
a. 
Biurem Rady Miasta Chojnice, Wydziałem Spraw Obywatelskich w zakresie wyborów i referendów,
b.
Wydziałem Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności w zakresie bhp i ppoż,
c.
Wydziałem Inwestyc
yjnym w zakresie planowania inwestycyjnego i realizacji inwestycji,
d.
Wydziałem Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności w zakresie ochrony i zabezpieczenia
    obiektów Urzędu przed pożarem,
e.
merytorycznymi wydziałami w zakresie prowadzenia spraw pracowniczych kierowników jednostek
    organizacyjnych Miasta, nie posiadających osobowości prawnej,

 

Data modyfikacji: 03:07:03. Data powstania: 03:07:03. Informacje wprowadziła: Kazimierz Karkoszka,
                                                                                                                
sprawdził: Robert Wajlonis